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Fehler vermeiden in Printprodukten: Wie Sie Ihre Drucksachen optimal vorbereiten

Es ist der Alptraum für jeden, der mit Printprodukten zu tun hat: Gerade ist der neue Flyer, der aktuelle Veranstaltungskalender, die teure Imagebroschüre oder das Spielzeitheft aus dem Druck gekommen. Voller Freude nehmen Sie das erste Exemplar aus dem Karton, fühlen das unberührte Papier, schlagen die erste Seite auf – und als erstes fällt Ihr Blick auf einen Fehler. Nein! Das darf doch nicht wahr sein!

Das ist sehr ärgerlich. Und je nachdem, was falsch ist, kann es auch sehr teuer werden. Ein fehlendes Komma fällt vielleicht nicht so ins Gewicht. Aber ein Zahlendreher in einem Veranstaltungstermin oder ein falscher Preis können leicht dazu führen, dass der Flyer oder Veranstaltungskalender neu gedruckt werden muss. Hinzu kommt: In vielen Fällen sind Ihre Printprodukte die erste „Visitenkarte“, die ein potenzieller Kunde oder Besucher von Ihrem Unternehmen oder Ihrer Institution zu Gesicht bekommt. Umso wichtiger ist es, dass sie einen professionellen Eindruck machen!

Rotstift auf ausgedrucktem Text
Sorgfältige Vorbereitung hilft, Fehler in Printprodukten zu vermeiden.

Aber wie können Sie Fehler  weitestgehend vermeiden? Das fängt schon bei der Vorbereitung an. Denn durch sorgfältige Vorarbeit stellen Sie die Weichen für ein perfektes Produkt. Und ganz nebenbei erleichtern Sie Ihrem Grafiker die Arbeit und sparen sogar Zeit und Geld. Wie, das erzähle ich Ihnen in den nächsten Absätzen!

Ihr Printprodukt planen

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Je genauer Sie Ihren Flyer planen, desto weniger werden Sie im bereits gesetzten Produkt ändern und umstellen müssen. Das macht Ihre Arbeit effizienter und trägt viel dazu bei, Fehler zu vermeiden. Denn jede Umstellung bedeutet veränderte Übergänge und Anschlüsse an die Passagen davor und danach, möglicherweise Anpassungen der Grammatik. Da lauern jede Menge Fallen, selbst und gerade dann, wenn Sie ganze Absätze einfach per Copy-Paste tauschen.

Machen Sie sich also im Vorfeld Gedanken darüber, wie Sie die Seiten aufteilen möchten. Welcher Inhalt soll wo stehen, wo ist ein Bild sinnvoll? Was ist die zentrale Information des Printprodukts? Was ist weniger wichtig? Wie wird der Flyer gefalzt werden, welche Seite sieht der Leser also zuerst und welche erst später? Wo werden Ihre Kontaktdaten stehen? Welche Logos von Partnern oder Förderern müssen untergebracht werden?

Oft hilft es, sich ein Blatt Papier zu nehmen, es so zu falten, wie der endgültige Flyer gefalzt werden soll, und mit einem Bleistift die Inhaltsblöcke zu „verteilen“. So können Sie schnell etwas ändern oder anpassen. Sie erhalten eine grobe Seitenstruktur, die Sie im nächsten Schritt inhaltlich füllen können. In vielen Fällen – beispielsweise bei regelmäßigen Veranstaltungskalendern oder Spielplänen, immer wiederkehrenden Flyern etwa zu jährlich stattfindenden Events oder zu Ihren Theaterproduktionen – wird das Grundlayout schon stehen und muss nur noch mit den aktuellen Inhalten gefüllt werden. Dann reicht es Ihnen wahrscheinlich, ein Textdokument zu erstellen, in dem Sie jede Seite des Printprodukts berücksichtigen (und kennzeichnen).

Nehmen Sie sich in jedem Fall die Zeit, genau zu überlegen, was wo stehen soll, um später weniger Umstellungen vornehmen zu müssen. Das zahlt sich aus, versprochen!

Der Inhalt Ihres Flyers

Im nächsten Schritt geht es an die inhaltliche Füllung. Sie selbst oder andere Autor:innen verfassen die Texte für Ihr Printprodukt. Oder Sie erhalten die Zuarbeit aller Veranstaltungstermine, die darin berücksichtigt werden müssen. Auch hier gilt: Je genauer die Autor:innen (und/oder Sie selbst) im Vorfeld wissen, wie lang ein bestimmter Text an einer bestimmten Stelle sein soll, desto weniger Arbeit entsteht später durch das Kürzen oder Verlängern. Am besten, Sie ermitteln die jeweilige Zeichenzahl, die zur Verfügung steht. Bei wiederkehrenden Printprodukten lassen sich sicher Standardgrößen ermitteln, die für bestimmte Textkategorien immer wieder gelten. Sie werden sehen: Durch genaue Vorgaben sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Nerven, denn Sie vermeiden langwierige Diskussionen mit ihren Mitautor:innen!

Entscheidend: Korrigieren schon vor dem Setzen!

Wenn Ihnen alle benötigten Texte, Tabellen und sonstigen Inhalte vorliegen, erstellen Sie die Datei, die der Grafikerin bzw. Setzerin als Quelle für die einzufügenden Inhalte dient. Ich empfehle, falls Sie mehrere Textdateien von mehreren Autor:innen haben, diese in eine einzige zu überführen, aber das ist nicht entscheidend. Wichtig ist: Diese Datei ist Ihre große Chance, was die Vermeidung von Fehlern angeht! Je weniger Fehler darin verbleiben, desto weniger Arbeit haben Sie hinterher mit der Korrektur des gesetzten Printprodukts.

Deshalb: Nehmen Sie sich unbedingt Zeit für die Textdatei. Lesen Sie sie nicht nur im Hinblick auf den Inhalt, sondern auch schon im Hinblick auf Rechtschreibung und Grammatik genau durch. Wenn Sie in Ihrer Institution eine Korrektur-Routine haben, sollten Sie diese nicht nur auf die fertig gesetzte Druckdatei, sondern unbedingt auch schon auf diese Version hier anwenden. Das hat mehrere Vorteile: 

  • Ihr Grafiker wird vermutlich die Texte aus dieser Datei in die Layout-Datei hineinkopieren. Weniger Fehler im Ausgangstext bedeuten also automatisch weniger Fehler im gesetzten Dokument.
  • Je weniger Korrekturen Sie in der gesetzten Datei machen (lassen) müssen, desto schneller ist diese druckreif.
  • So sparen Sie nicht nur Arbeitszeit (Ihre oder die des Grafikers), sondern auch Geld – entweder in Form von Arbeitszeit oder ganz direkt in Form des Stundensatzes, wenn ein externer Dienstleister den Satz erledigt!
 

Die Voraussetzungen sind geschaffen

Setzen Sie also Ihren Ehrgeiz daran, eine möglichst perfekte Ausgangsdatei zu liefern, aus der die Inhalte für den Flyer einfach kopiert werden können. Hinterher geht alles glatter und schneller, versprochen! Je länger Sie Korrekturen, Entscheidungen oder gar noch nachzuliefernde Texte vor sich her schieben, desto umständlicher wird der folgende Prozess des Setzens und abschließenden Korrigierens. Verwenden Sie dieselbe Sorgfalt wie für die finale Korrektur vor dem Druck. Ihr Grafiker und Ihr Budget werden es Ihnen danken!

Nun haben Sie die nötigen Vorbereitungen bestmöglich abgeschlossen und können Ihre Inhalte – die Textdatei(en) und etwaige Bilder – dem Grafiker zur Verfügung stellen! Mit diesen Vorarbeiten haben Sie die besten Voraussetzungen geschaffen, dass Ihr Printprodukt am Ende weitestgehend fehlerfrei aus dem Druck kommt. Aber Vorsicht: Das bedeutet nicht, dass Sie die Sorgfalt bei der Korrektur der finalen gesetzten Version schleifen lassen können! Weitere Tipps zur Vermeidung von Fehlern folgen in späteren Artikeln.

Wie bereiten Sie Ihre Printprodukte vor? Wenn Sie weitere Tipps haben, wie man schon in der Vorbereitungsphase Fehler vermeiden kann, teilen Sie sie gerne in den Kommentaren!

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